Objectif "zero day close" : la technologie, meilleure alliée des fonctions finances

Hausse des taux, pénuries de matières premières, explosion du coût de l'énergie, démissions au sein des équipes…les urgences de cette rentrée sont particulièrement nombreuses pour les DAF.

Car au-delà d’assurer leurs tâches quotidiennes dans ce contexte difficile, ils se retrouvent également en première ligne pour accompagner l’entreprise dans la redéfinition de ses fondamentaux et dans sa transformation durable. Des défis colossaux au royaume de l’incertitude et de l’instabilité qui les contraignent à repenser parfois entièrement leurs process, même si la crise du covid les avait déjà obligés à s’adapter.

Parmi ces process au cœur de la fonction financière, on retrouve la clôture comptable. Elle concerne l’arrêt des enregistrements de l’ensemble des écritures comptables sur la période. Elle permet d’analyser les performances passées et en cours, la mise en place de stratégies commerciales et de financement adéquates sur des marchés en mouvement constant, mais également la réalisation d’audits et de reporting, de prévisionnels et de business plans, à destination des différents services ou des partenaires financiers.

Cette réconciliation des états financiers à la fin de la période - qu'elle soit mensuelle, trimestrielle ou annuelle - est traditionnellement un processus laborieux qui peut prendre des semaines. Or, au fil des années, la pression des marchés, des actionnaires, des régulateurs et des dirigeants ne fait que s’exacerber, réduisant encore plus le temps de production des informations pour les responsables financiers. Face à cette nouvelle donne, comment les entreprises peuvent-elles accélérer la production de leurs états financiers tout en maintenant un haut degré de fiabilité ?

Le « zero day close » ou le nouveau le graal des fonctions finance

Dans un contexte économique de forte volatilité, de concurrence exacerbée et de course à l’innovation technologique, les entreprises souhaitent logiquement accélérer leurs processus de clôture comptable. Cette démarche, baptisée le « zero day close » a pour objectif de réduire les délais de clôture à quelques jours au lieu de quelques semaines. Elle permet ainsi aux responsables financiers d’analyser les performances passées et celles en cours, de mettre en place des stratégies commerciales et financières adaptées au marché, de concrétiser des audits et des reportings hautement fiables, de réaliser des business plans à destination des différentes parties prenantes de l’entreprise et de prendre des décisions rapides tout au long de l’exercice sans une mobilisation supplémentaire des équipes. Le « zero day close » permet donc une prise de décision plus rapide, plus juste rendant ainsi l’entreprise plus agile.

Parallèlement, clôturer et publier ses comptes rapidement est perçu comme un indicateur de performance par les partenaires financiers et les investisseurs. Une clôture rapide et réussie témoigne d’une bonne santé financière et d’une réelle maîtrise des processus.

Les écueils à la mise en place du « zero day close »

Mais si sur le papier le « zero day close » est plébiscité par les entreprises tant il présente d’avantages pour les responsables financiers, sa mise en place reste un défi à relever. En effet, une telle (r)évolution ne peut évidemment s'envisager qu'avec des outils technologiques adaptés. Un constat partagé par de nombreuses directions financières puisque selon une étude menée par PwC sur les priorités des DAF en 2022, 34 % d’entre eux estiment que l’automatisation des processus est prééminente.

On observe néanmoins un écart entre ce que priorisent les DAF et la réalité du terrain, qui s’explique par différentes raisons. Tout d’abord, parce que bien que la crise ait été un véritable catalyseur de la transformation digitale de la fonction finance, le travail à distance, la recherche d’erreurs et leurs corrections à la main constitue un frein considérable au zero day close. Soumises à de fortes contraintes de temps, en particulier lors des périodes clés de clôture, l’automatisation est donc une solution, mais celle-ci entraine néanmoins des changement que la fonction comptable n’est pas toujours prête à embrasser.

La tech à la rescousse de la fonction finance

Pour autant, les entreprises doivent pallier ce gap culturel et renouveler leur environnement logiciel car, alors que les équipes financières continuent de ressentir la pression de faire toujours plus, la nécessité d’aider les autre départements à la prise de décision dans un environnement mouvant, la technologie constitue leur meilleur moyen de réaliser leurs missions et de clôturer plus rapidement.

En effet, en automatisant les processus de clôture dans le but de les accélérer, les entreprises peuvent évoluer vers un modèle de comptabilité continue, où l'automatisation, le contrôle et les tâches de fin de période sont intégrés aux opérations quotidiennes. L’utilisation de nouvelles technologies comme le Machine learning permet de détecter des anomalies dans les écritures comptables en les comparant à d'autres écritures pour des transactions similaires. Cela permet aux équipes comptables d'identifier les anomalies et de corriger les problèmes de rapprochement au fur et à mesure qu'ils se produisent plutôt qu'au moment de la clôture.

Cette approche permet d'aligner le très strict calendrier comptable sur les autres activités de l'entreprise, donnant aux équipes financières la possibilité de consacrer davantage de temps à des recherches et des analyses, de se concentrer sur des tâches à plus de valeur ajoutée et de réduire considérablement la marge d’erreurs, créant ainsi de la valeur pour l'ensemble de l'entreprise.

Ainsi, ces dernières années, l'automatisation de la clôture financière est passée d'incontournable à indispensable, car elle apporte aux entreprises et aux directeurs financiers un avantage concurrentiel indéniable. Inversement, en retardant l'adoption de l'automatisation, ou l’adoption d’un système financier dans le cloud, les directeurs financiers se privent de générer plus de valeur pour l'entreprise et d'élaborer efficacement des stratégies pour l'avenir. Une montée en puissance des outils financiers est donc indispensable pour basculer de la gestion des process vers une vision prospective, mais aussi pour développer les synergies entre des entités travaillant jusqu'à présent très en silo. Il s’agit donc bel et bien d’une révolution pour les systèmes d’information mais également pour les équipes, qui doivent changer leur façon de penser.