Attestation Pôle emploi : la transmission électronique devient obligatoire
Adieu papier, bonjour Internet ! Pour leurs formalités administratives aussi, les entreprises, doivent se mettre à la page. Au terme de chaque contrat de travail (fin de CDD, licenciement, émission...), l'employeur doit envoyer une attestation à Pôle emploi (ex-attestation Assedic) pour mettre à jour les droits au chômage du salarié. Jusqu'au 31 décembre 2011, les 5 millions de formulaire annuels pouvaient être envoyés par papier à Pôle emploi, qui les saisissait ensuite sur informatique. A compter du 1er janvier 2012, la transmission de ce document ne peut se faire que par voie électronique pour les entreprises, associations et collectivités de 10 salariés et plus.
Les employeurs doivent s'assurer que leur logiciel est bien homologué par Pôle emploi.
Devenue obligatoire, la dématérialisation ne constitue pas une innovation totale. "Avant le 1er janvier, les employeurs pouvaient déjà remplir un formulaire en ligne sur le site de Pôle emploi", rappelle Jérôme Joie, directeur des études au groupement d'intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP MDS). Utile pour les petites entreprises qui n'envoient pas beaucoup d'attestations, cette formule est peu adaptée aux grosses structures.
En plus de cette possibilité, toujours accessible, de nouvelles solutions sont donc offertes aux employeurs qui utilisent un logiciel de gestion de paie. Soit cet outil génère un fichier qu'il faut déposer sur net-entreprises.fr, le site du GIP MDS, soit il transmet lui-même les informations à Pôle emploi sans avoir besoin d'aller sur Internet. Mais pour utiliser ces solutions, les entreprises doivent au préalable s'assurer que leur logiciel est bien homologué par Pôle emploi. Les éditeurs doivent donc mettre leurs outils à niveau. "Le changement est d'autant plus important que le 1er janvier 2012 correspond aussi a l'entrée en vigueur d'une nouvelle norme pour les données sociales", rappelle Jérôme Joie.
Ce processus de dématérialisation n'exclut cependant pas totalement le papier de la procédure. D'abord les entreprises de moins 10 salariés conservent la possibilité d'envoyer par courrier leur attestation à Pôle emploi, même si rien ne les empêche d'opter pour la dématérialisation. Surtout, "peu après avoir envoyé les données par voie électronique, les employeurs reçoivent une attestation de la part de Pôle emploi, précise Jérôme Joie. Imprimée, elle sera remise au salarié qui dispose donc toujours d'une version papier de ce document." L'employeur conserve en effet l'obligation de donner, à chaque fin de contrat, l'attestion Pôle emploi au format papier au salarié pour que ce dernier puisse faire valoir ses droits à l'assurance chômage.