Word, Outlook, Powerpoint… Comment maximiser votre productivité avec Copilot dans 365
Ceux qui l'ont essayé, l'ont adopté. Microsoft a développé en 2023 Copilot, un assistant IA capable de générer, résumer et analyser du texte. Basé sur les modèles GPT-3 et GPT-4 d'OpenAI, Copilot a rapidement été implanté dans la suite 365 de Microsoft. Word, Excel, Outlook et même OneNote bénéficient de ses fonctionnalités. Copilot dans 365 a rapidement été adopté par les grands groupes avec un objectif : optimiser la productivité de leurs collaborateurs.
Pour gagner du temps, encore faut-il savoir dompter l'IA (prompter). De manière générale, le modèle est beaucoup plus efficace avec des instructions simples et claires. Mais la manière de prompter (donner des consignes à l'IA) varie grandement selon l'application de la suite 365 utilisée. Dans cet article nous vous donnons de bonnes pratiques et des exemples concerts pour maximiser votre productivité avec les outils de Microsoft.
Copilot dans Word : la rédaction simplifiée à son paroxysme
Copilot dans Word est très certainement l'intégration la plus utile de la suite 365. L'IA de Microsoft se présente sous deux formes : dans le document éditable directement et sous un colonne latérale gauche accessible depuis le bouton "Copilot" du menu supérieur. Dans Word, Copilot peut générer, synthétiser, reformuler ou améliorer du texte. Son utilisation est conseillée par Microsoft pour commencer à produire un premier brouillon de votre future création. La manière de prompter est très simple : il suffit de préciser par une phrase avec des mots simples la tâche à effectuer. Viennent ensuite les précisions de style, de format et de source attendues, assortis, si nécessaire d'exemple(s).
Copilot peut apprendre de votre style d'écriture pour tenter de le reproduire. Donnez lui un exemple de vos écrits et comme consigne de reproduire le style d'écriture. Un exemple typique est la création de la structure principale de vos écrits. Copilot peut générer un plan tout à fait pertinent. Une fois le plan établi, il est possible de lui demander de rédiger le texte complet. En effet, l'IA générera un texte plus qualitatif, si elle suit un plan (donné par l'utilisateur ou généré à l'avance).
Exemple d'un bon prompt pour Copilot dans Word : "Génère un argumentaire de vente de 500 mots percutant pour mon produit. (Expliquez ici en une phrase simple le concept du produit à commercialiser). Utilise un langage riche et varié. Développe des arguments persuasifs."
Dans Word, Copilot peut également résumer très rapidement un long document. Pour ce faire, utilisez le Copilot du menu latéral gauche. Exemple d'un bon prompt de synthèse : "Analyse ce document résume, avec des mots simples 20% des informations qui représentent 80% du contenu." L'utilisation de la loi de Pareto, offre des résultats formidables pour des cas d'usage de ce type.
Copilot dans Excel : le traitement des données simplifié
Dans Excel, Copilot est encore en preview. L'IA peut encore générer de nombreuses erreurs ou tout simplement ne pas fonctionner, de manière temporaire. Pour l'heure l'utilisation de Copilot dans Excel doit être envisagée pour cas d'usage autour de l'analyse et l'interprétation des données. L'IA n'est pas encore en capacité d'effectuer pleinement de véritables opérations de de génération des données. Copilot dans Excel s'utilise véritablement comme un chatbot. Il s'suffit de dialoguer avec l'IA en langage naturel pour analyse des données.
Décrivez simplement la tâche attendue en évitant toute forme de complexité. Le plus court sera le mieux. Exemple : "Donne-moi 10 insights sur les données de nos dernières ventes." Copilot peut également être utilisé pour trier et filtrer des données dans un tableau plus rapidement. Exemple : "Trie les données de ce tableau par prix croissant." Enfin, autre cas d'usage intéressant, Copilot peut générer pour vous des formules pour les calculs complexes. Exemple : "Dans le tableau, ajoute une colonne qui calcule le profit par article commercialisé". On retient : des prompts courts et des mots très simples.
Copilot dans PowerPoint : créer un diaporama en moins de 10 secondes
Dans PowerPoint, Copilot va véritablement servir votre créativité. L'IA s'utilise de deux manières différentes : pour créer un diaporama en partant de zéro ou pour ajouter des éléments dans un diaporama déjà créé. La première solution est intéressante pour les utilisateurs professionnels de Copilot dans 365 version entreprise. Cette dernière permet de créer un diaporama complet à partir d'un document Word déjà rédigé. Le résultat sera plus pertinent étant donné que l'IA va s'appuyer sur les éléments présentés dans le document. Pour les clients grand public de Copilot dans 365, les possibilités de création from scratch sont limitées. Dans ce dernier cas il sera nécessaire de préciser longuement la structure du diaporama attendu, les visuels à ajouter, et les sources sur lesquelles s'appuyer.
Exemple d'un prompt pour la création d'un diaporama à partir d'un Word (avec la version entreprise) : "A partir du document @nomDuDocument.docx , génère un diaporama complet et visuellement attrayant qui présente notre stratégie globale d'investissement sur le Q4 2024. Utilise un langage riche et varié, un ton professionnel et des images sobres qui appuient les propos.
A partir d'un diaporama préalablement constitué, Copilot peut ajouter des éléments d'ordre textuels ou visuels. L'IA comprend le contexte général et peut générer des visuels pertinents qui appuieront vos propos (l'outil se base sur le modèle Dall-E 3 d'OpenAI). Il est également possible de générer des slides complets. Exemple : "Génère un slide de conclusion pour mon diaporama qui reprend les points abordés en diapo n°3,5 et 7. Utilise un langage riche et varié."
Plus pertinents encore, Copilot peut juger votre présentation et vous donner des conseils pertinents qui vous permettront d'améliorer votre speech ou votre présentation. Exemple de prompt : "Juge de manière objective et impartiale ma présentation, sur la forme et le fond. Quels points peuvent-ils être améliorés ? Comment ajuster ma présentation pour être encore plus convaincant ? Donne moi 10 insights et conseils détaillés et justifiés."
Copilot dans Outlook : fini les échanges de mails interminables
Dans Outlook, l'utilisation de Copilot est très simple et intuitive. Elle permet principalement deux cas d'usage : la rédaction de mail et la synthèse de thread (des longs échanges de courriels). La synthèse de courriel est véritablement utile avec les longs échanges. Un simple mail mettra plus de temps à être résumé par l'IA qu'à être lu par son utilisateur. Le résumer est très simple et ne nécessite aucun prompt. L'écriture d'un mail en revanche nécessite des instructions simples et précises. Le but est de donner le maximum de contexte à l'IA pour rédiger un mail en accord avec votre idée de base. Comme avec Word, le ton et le style d'écriture doivent être précisés.
Exemple d'un bon prompt de rédaction : "Rédige un courriel concis et précis à destination du responsable de ma copropriété pour signaler une panne de l'ascenseur principal de la résidence. Utilise un langage professionnel et cordial."
La rédaction de prompt dans Copilot pour 365 a été rendue facile par Microsoft. Contrairement à ChatGPT, l'utilisation est assez simple. Des consignes courtes et claires suffisent à générer 90% des tâches attendues. Inutile de repréciser le contexte, le rôle de l'IA ou toute information supplémentaire. Les modèles d'IA dans 365 disposent déjà du contexte global de la conversation et de leur rôle. Microsoft met à disposition du public une flopée de prompt adaptés à une multitude de cas d'usage pour Word, Excel, Outlook, PowerPoint ou Onenote. Utile pour trouver de nouvelles possibilités d'optimisation de son workflow quotidien.