Leçons tirées de la fermeture de Workplace de Meta : qu'attendre d'une digital workplace moderne ?

Workplace, la plateforme de réseau social d'entreprise de Meta, fermera en 2026. Pourquoi cette fermeture ? Quelles alternatives existe-t-il en termes de solutions d'entreprise ? Le point.

En mai 2024, Meta (anciennement Facebook) a annoncé la fermeture de sa plateforme de collaboration professionnelle Workplace. La cessation d'activité est prévue pour septembre 2025, avec une transition vers un mode lecture seule jusqu'en mai 2026. Cette décision signe la fin d'une aventure débutée en 2016 avec l'ambition de révolutionner le monde du travail collaboratif. 

Important: Workplace is closing in 2026 | Pages d’aide Facebook 

Genèse et premiers succès prometteurs 

Workplace avait été conçu pour répondre aux besoins spécifiques des grandes entreprises, notamment celles comptant un grand nombre d'employés en première ligne. Sa promesse : centraliser la communication, le partage de fichiers, la collaboration et la gestion de tâches sur une plateforme unique, intuitive et accessible depuis n'importe quel appareil. L'adoption rapide par des acteurs majeurs du retail comme Walmart ou Carrefour semblait confirmer le potentiel de Workplace. La plateforme tirait son avantage de sa facilité d'utilisation, inspirée des réseaux sociaux grand public, et de son intégration avec les outils de communication internes existants. 

Défis liés aux données et à la sécurité 

Malgré ces débuts prometteurs, Workplace a rencontré des difficultés à surmonter les questions de données, de sécurité et de confidentialité. Les entreprises, particulièrement en Europe, étaient réticentes à confier des données sensibles à une plateforme contrôlée par Meta, dont la réputation en matière de respect de la vie privée était déjà fragilisée. 

Ces préoccupations étaient amplifiées par le modèle de Workplace, qui reposait sur la collecte et l'analyse de données utilisateurs pour proposer des fonctionnalités personnalisées et améliorer l'expérience. Si cette approche est courante dans le BtoC, elle s'est révélée moins adaptée au BtoB, où les préoccupations liées à la confidentialité des données sont bien plus fortes. 

Une approche globale de la digital workplace 

Workplace s'est voulu être une solution tout-en-un, intégrant les fonctionnalités d'un outil de réunion en ligne, d'un réseau social d'entreprise et d'un portail intranet. Cependant, cette approche globale manquait de finesse et ne répondait pas aux besoins spécifiques de chaque type d'outil. 

Importance des informations structurées 

Les entreprises modernes nécessitent des plateformes où l'information est non seulement centralisée mais également bien structurée. Une digital workplace efficace doit offrir un portail unique où les utilisateurs peuvent facilement retrouver la "source de vérité" pour les documents, les personnes et les applications. En d'autres termes, il doit s'agir d'un centre névralgique où toutes les informations pertinentes sont accessibles de manière intuitive et organisée. 

Portail centralisé pour documents, personnes et applications 

Workplace n'a pas réussi à créer un portail centralisé qui répond aux besoins diversifiés des entreprises. Un tel portail doit intégrer : 

• Documents : Accès facile aux documents avec un versionnage clair, des métadonnées pour faciliter la recherche, et des permissions bien définies. 
• Personnes : Un annuaire complet des employés avec des informations détaillées sur leurs rôles, départements et compétences, permettant une meilleure collaboration. 
• Applications : Intégration fluide avec les outils et applications utilisés par l'entreprise, offrant une expérience utilisateur cohérente et sans rupture. 

Outils de recherche puissants 

Un autre point crucial est la recherche. Les entreprises ont besoin d'outils de recherche puissants capables de traiter des requêtes complexes et de fournir des résultats pertinents rapidement. Cela inclut la recherche par mots-clés, la recherche sémantique, et la possibilité de filtrer les résultats selon divers critères (date, auteur, type de document, etc.). Une fonctionnalité de recherche avancée permet non seulement de trouver des documents, mais aussi de découvrir des informations pertinentes cachées dans des contenus connexes, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité des employés. 

En voulant tout réunir sans exceller dans aucun domaine, Workplace a vu son avantage concurrentiel diminuer face à des solutions spécialisées plus performantes sur leurs segments respectifs. Des solutions comme Microsoft Teams pour la collaboration, ou d'autres centrées sur la gestion des contenus et des communications internes, démontrent l'importance d'une approche structurée et spécialisée pour répondre aux besoins variés des entreprises. 

L'expérience utilisateur : entre familiarité et optimisation de l'information 

Si l'interface inspirée des réseaux sociaux a facilité l'adoption de Workplace par certains utilisateurs, elle a également posé des défis. La plateforme reproduisait parfois les travers des réseaux sociaux grand public, avec une profusion de notifications et un flux d'informations non pertinentes pour tous les utilisateurs. 

Cette surcharge informationnelle, couplée au manque de structure et de clarté dans l'organisation des contenus, a parfois conduit à une impression de désordre et d'inefficacité chez certains employés. L'intuitivité et la fluidité des réseaux sociaux personnels ne se traduisent pas nécessairement dans un contexte professionnel, où la hiérarchisation de l'information et la recherche de précision sont primordiales. 

Vers une approche plus nuancée de la digital workplace 

La fin de Workplace met en lumière la nécessité pour les entreprises de trouver des alternatives robustes et sécurisées pour leurs besoins en collaboration et communication. Microsoft s'est imposé comme un acteur incontournable dans le domaine BtoB avec des solutions comme Microsoft Teams pour les réunions et la collaboration, ainsi que Microsoft 365 pour la création et le stockage sécurisé des documents d’entreprise. 

Les solutions d’intranet modernes : Une alternative complète  

Les solutions intranet modernes peuvent se positionner comme une excellente alternative en intégrant les atouts de communication et d'engagement des employés. Elle offre une personnalisation des contenus, une gestion fine des permissions et une intégration fluide avec les outils de collaboration tels que Microsoft Teams, répondant ainsi aux besoins spécifiques de chaque organisation. 

Une solution intranet moderne permet à l’entreprise de mettre en place des communautés, le réseau social d’entreprise qui était le cœur de la proposition de valeur de Workplace, en laissant à l’entreprise le choix du support techno (Teams, Viva Engage ou communauté Intranet), l’interface étant dans tous les cas, transparente pour l’employé et intégrée au reste de l’intranet. 

La disponibilité d'une application mobile pour les équipes terrains et des fonctionnalités augmentées par l’IA pour l'assistance à la création de contenu et à la recherche d'informations, renforce cette proposition de valeur. 

La fin de Workplace de Meta ouvre la voie à de nouvelles opportunités pour les entreprises. En s'appuyant sur les solutions robustes et sécurisées de Microsoft, et en intégrant des outils spécialisés comme une solution Intranet moderne, les entreprises peuvent non seulement maintenir mais améliorer leur environnement de travail numérique. 

Une solution Intranet moderne avec des fonctionnalités avancées et une intégration transparente avec les outils Microsoft, offre une alternative complète et efficace pour une collaboration optimisée et un engagement renforcé des employés